Powiatowy Urząd Pracy w Gryfinie

ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU PROWADZONYM NA ZASADACH OBOWIĄZUJĄCYCH PRZY ZAMÓWIENIACH PONIŻEJ KWOTY 30.000 EURO
na

na Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym

Usługi pocztowe – KOD CPV 64110000-0
Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów) – KOD CPV60000000-8

Termin składania ofert upływa 20.01.2020r. o godzinie 10:00

__________________________________________________________________________________________________________________________________
ODPOWIEDZI NA ZA ZAPYTANIA DO TREŚCI ZAPROSZENIA

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 1
Czy Zamawiający wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w wersji elektronicznej? Wygenerowane e-faktury w formacie PDF były by automatycznie wysyłane na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail.

Odpowiedź
Zamawiający w Zaproszeniu do złożenia oferty nie określił formy w jakiej wykonawca będzie zobowiązany dostarczać faktury VAT za realizacje zamówienia. Formę w jakie faktura VAT będzie przekazywana zamawiającemu ustali wykonawca wybrany do realizacji zamówienia, może być to zarówno forma papierowa jak i elektroniczna takiego dokumentu, a więc również e-faktura w formacie PDF automatycznie wysyłana na wskazany przez Zamawiającego adresy e-mailowe.

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 2
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość aby świadcząc usługi w ramach niniejszego postępowania Wykonawca umieszczał przesyłki Zamawiającego w innych kopertach, w tym zawierających inne nadruki niż Zamawiającego tub nadawał przesyłki Zamawiającego jako nadawca w imieniu i na rzecz Zamawiającego? w wyniku czego na dowodzie nadania będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający?

Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza możliwości, aby świadcząc usługi w ramach niniejszego postępowania Wykonawca umieszczał przesyłki Zamawiającego w innych kopertach, w tym zawierających inne nadruki niż Zamawiającego lub nadawał przesyłki Zamawiającego jako nadawca w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający?.

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 3
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę cen Usług pocztowych w trakcie trwania umowy w przypadku ich akceptacji przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe?

Odpowiedź
Zamawiający nie dopuszcza zmiany cen usług pocztowych w trakcie trwania Umowy. Ceny jednostkowe wskazane w ofercie wykonawcy będą obowiązywały przez cały okres realizacji usługi. Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych podanych w ofercie wyłącznie w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT.

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 4
Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby zapisy Umowy uwzględniały zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w poniższych przypadkach:

wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
Zwracamy uwagę, że nawet Umowy zawierane na okres krótszy (mniej niż 12 miesięcy), bywają w pewnych okolicznościach (przykładowo w okresie na przełomie roku) wrażliwe na wpływ czynników makroekonomicznych, zatem konieczność zawierania postanowień o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy jest jak najbardziej uzasadniona.
Bez wątpienia istotnym celem wprowadzenia ww. zmian jest zapewnienie bezpieczeństwa zatrudnienia i godnego wynagrodzenia wszystkim tym pracownikom wykonawcy, którzy zostali zaangażowani do realizacji określonego zamówienia publicznego. Taka postawa pozwoli wzmocnić nie tylko rynek pracy, ale także prawidłową wycenę ofert oraz sposób realizacji zamówienia. Troska o należyte wynagrodzenie wykonawcy niejednokrotnie może się przełożyć na jakość oraz efektywność realizowanych przez wykonawców zamówień, o którą od dawna tak bardzo zabiegają instytucje zamawiające.

Odpowiedź
Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych podanych w ofercie wyłącznie w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT – informacja zawarta w rozdziale XXI Istotne dla stron postanowienia umowy pkt 20.
Zamawiający nie dopuszcza zmiany cen jednostkowych podanych w ofercie w innych przypadkach niż podane powyżej.

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 5
Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z propozycją dopuszczenia możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem systemu informatycznego, który automatycznie dopuszcza możliwość korzystania z bezpłatnej internetowej aplikacji elektronicznej. Aplikacja dokonuje automatycznego przekazywania i odbierania plików z informacjami o zarejestrowanych usługach, komunikując się bezpośrednio z placówką pocztową wskazaną w umowie.
Dzięki aplikacji Zamawiający będzie miał możliwość wygenerowania nalepek adresowych gotowych do druku czy książki nadawczej, ułatwi ona również dostęp do dokumentacji związanej z obsługą przesyłek oraz umożliwi Zamawiającemu przygotowanie raportu z nadanych przesyłek. Aplikacja umożliwia ponadto elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej, ułatwi ona również dostęp do dokumentacji związanej z obsługą przesyłek oraz umożliwi Zamawiającemu przygotowanie raportu z nadanych przesyłek. Aplikacja umożliwia ponadto elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej jak również składanie reklamacji w formie elektronicznej, co usprawnia proces i skraca okres oczekiwania na jej rozpatrzenie. W razie potrzeby, istnieje możliwość importu danych o przesyłkach za pomocą integracji aplikacji z WebAPI lub XML zgodny z wymaganiami Wykonawcy oraz plików XLS.
Czy zamawiający jest zainteresowany wykorzystaniem powyższej aplikacji przy świadczeniu usług?

Odpowiedź

Zamawiający dopuszcza możliwość stosowania aplikacji elektronicznych usprawniających proces nadawania przesyłek pocztowych o ile aplikacje te będą odpowiadały możliwościom sprzętowym Zamawiającego.

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 6
W rozdziale XXI ust. 18 zamawiający umieścił zapis:
,,(…) Za niezawinione okoliczności uznaje się w szczególności: przerwy techniczne w obsłudze transakcji bankowych (po stronie banku), awarie systemu komputerowego do obsługi płatności w przypadku płatności na podstawie faktury elektronicznej, przyczyny losowe o charakterze katastrof- pożar, powódź itp."
Brak płatności z tytułu awarii systemu komputerowego oraz przerwy technicznej w obsłudze transakcji bankowych nie może być podstawą na odwlekanie terminu płatności faktury lub nie naliczanie odsetek za nieterminowo uregulowane płatności. Prosimy o wykreślenie wyżej wymieniowych zdarzeń z katalogu przyczyn niezależnych od Zamawiającego, za które nie będą naliczane odsetki.
Proponujemy o zamieszczenie zapisu w brzmieniu:
,,(…) Za niezawinione okoliczności uznaje się w szczególności przyczyny losowe o charakterze katastrof- pożar, powódź itp."

Odpowiedź
Zamawiający nie dokona zmiany zapisów w rozdziale XXI ust 18 zaproszenia do złożenia oferty.
Zamawiający wskazał, że wykonawca nie będzie obciążał zamawiającego odsetkami za zwłokę w zapłacie należności, jeżeli nieterminowa zapłata nastąpił z przyczyn spowodowanych okolicznościami niezawinionymi przez Zamawiającego, o ile zamawiający wykaże, że nieterminowa zapłata spowodowana była takimi właśnie okolicznościami.
Jednocześnie należy podkreślić iż zapis o tym samym brzmieniu został wprowadzony w rozdziale XXI ust 27 i odnosi się do nie naliczania kar umownych za nieterminowe wykonanie usługi pocztowej przez wykonawcę.
Tym samym obydwie strony uzyskują to samo uprawnienie dotyczące nie ponoszenie konsekwencji finansowych, w sytuacji gdy brak terminowości wynika z przyczyn niezawinionych przez każdą ze stron, o ile zostanie wykazane, że przyczyny te są niezawinione.
Zapis w rozdziale XXI ust. 18 przytoczony w zapytaniu wskazuje jedynie jakie mogą być to przyczyny ze strony zamawiającego, co nie zwalnia go z obowiązku wykazania (udowodnienia), że były one niezawinione.

Zapytanie do zaproszenia do złożenia oferty 7
W rozdziale XXI ust. 31 Zamawiający umieścił zapis:
„W każdym przypadku, jeśli odstąpienie przez zamawiającego od umowy następuje z winy wykonawcy, zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 10% kwoty, o której mowa w pkt.13"
Wykonawca pragnie zauważyć, iż rozwiązanie umowy „przez którąkolwiek ze Stron" może nastąpić z powodu okoliczności za które odpowiada zarówno Wykonawca jak i Zamawiający - poszkodowaną może być każda ze Stron. Dlatego mając na uwadze równe traktowanie stron umowy Wykonawca wnosi o modyfikację wskazanego zapisu na treść wskazaną poniżej oraz jednoczesne zmniejszenie kary umownej do 2% wartości brutto umowy, uznając jej wyjściowy wymiar jako dotkliwie wysoki.
W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 2% całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §
W przypadku odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego,
Zamawiający zapłaci na rzecz Wykonawcy karę umowną w wysokości 2% całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w§….."

Odpowiedź
Zamawiający nie dokona żadnych zmian w rozdz. XXI Istotne dla stron postanowienia umowy ust. 31.
Zamawiający w ust. 31 Istotnych dla stron postanowień umowy wyraźnie wskazał, iż naliczy karę wyłącznie w przypadku jeżeli odstąpienie od umowy nastąpi z winy wykonawcy. W rozdziale XXI Zaproszenia do złożenia oferty Zamawiający w ust.28 określił działania Wykonawcy które mogą mieć wpływ na naliczenie kary umownej, o której mowa w ust. 31 tego rozdziału i odstąpienie od umowy przez Zamawiającego tj: wskazał
„Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku:

likwidacji, ogłoszenia upadłości lub rozwiązania przedsiębiorstwa wykonawcy;
niewykonania przedmiotu umowy powyżej 5 dni w stosunku do ustalonych terminów;
wykonywania przez wykonawcę przedmiotu umowy wadliwie i zaniechania zmiany sposobu jego wykonania mimo upływu wyznaczonego przez zamawiającego terminu na dokonanie

zmiany."
Zgodnie z art. 484 Kodeksu cywilnego w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody.
Zamawiający nie wyraża zgody na zmniejszenie wysokości kary umownej wskazanej w rozdz. XXI Istotne dla stron postanowienia umowy ust. 31
Kara ta dotyczy sytuacji zaprzestania realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy
i stanowi rekompensatę ewentualnych kosztów jakie musiałby ponieść zamawiający z tytułu konieczności dostarczania przesyłek w inny sposób niż wynikający z ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. prawo pocztowe np. przez pracowników zamawiającego (koszty delegacji) lub przez gońca (zatrudnienie pracownika na zlecenie) przez okres co najmniej 30 dni tj. okres niezbędny do dokonania wyboru innego wykonawcy usługi. Ponadto stanowi zabezpieczenie w sytuacji nie dochowania terminów ciążących na zamawiającym z tytułu zawartych umów i przyznawanych świadczeń w przypadku wystąpienia o odszkodowanie za nieterminowe załatwienie sprawy, przez odbiorcę przesyłki.
W rozdziale XXI Zaproszenia do złożenia oferty Zamawiający w ust. 29 wskazał, że Wykonawcy przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w sytuacji gdy Zamawiający nie dokona płatności za zrealizowane usługi pocztowe przez okres powyżej 60 dni od daty wystawienia poprawnie sporządzonej faktury. Ponadto w przypadku nieterminowej płatności za wykonane usługi przysługuje wykonawcy prawo do naliczenia odsetek za opóźnienie z zastrzeżeniem rozdział XXI ust.18